betaalSEPA

SEPA XML bestanden samenvoegen

Soms heb je meerdere SEPA XML bestanden die eigenlijk in één betaalronde thuishoren. Bijvoorbeeld omdat leveranciers, declaraties en losse correcties uit verschillende lijsten komen.

Met SEPA XML samenvoegen combineer je meerdere pain.001 bestanden lokaal in je browser tot één nieuw betaalbestand.

Wanneer is samenvoegen handig?

Samenvoegen is vooral handig als de betalingen inhoudelijk bij dezelfde ronde horen:

  • dezelfde opdrachtgeverrekening
  • dezelfde organisatie of administratie
  • dezelfde uitvoerdatum
  • dezelfde soort overboeking
  • dezelfde persoon of afdeling die de batch controleert

Voorbeelden zijn een leveranciersronde uit meerdere Excel exports, declaraties uit verschillende teams of een correctiebestand dat bij de oorspronkelijke betaalronde hoort.

Wanneer moet je bestanden apart houden?

Houd bestanden liever apart als de controle of autorisatie verschilt.

Denk aan:

  • salarissen gescheiden van leveranciersbetalingen
  • verschillende bankrekeningen
  • verschillende bedrijven of verenigingen
  • verschillende uitvoerdatums
  • betaalrondes die door andere mensen worden goedgekeurd

Een samengevoegd bestand is makkelijker te uploaden, maar alleen als het ook makkelijker te controleren blijft.

Hoe werkt de merge-tool?

De merge-tool gebruikt het eerste bestand als basis. Daarna worden de transacties uit de andere bestanden toegevoegd aan de eerste batch.

Daarbij worden belangrijke technische waarden opnieuw gezet:

  • het aantal transacties
  • de controlesom
  • het batchkenmerk
  • het berichtkenmerk

Het samengevoegde bestand gebruikt de opdrachtgeverrekening, uitvoerdatum en pain.001 versie uit het eerste bestand. Als andere bestanden daarvan afwijken, krijg je een waarschuwing.

Zo voeg je SEPA bestanden samen

  1. Ga naar SEPA XML samenvoegen.
  2. Kies twee of meer .xml bestanden.
  3. Controleer waarschuwingen over rekening, datum, versie of meerdere batches.
  4. Download het samengevoegde SEPA XML bestand.
  5. Valideer het nieuwe bestand voordat je het bij je bank uploadt.

Je bestanden blijven lokaal in je browser. De tool stuurt de XML niet naar betaalSEPA.

Controleer na samenvoegen

Controleer altijd de inhoud van het nieuwe bestand:

  • klopt het aantal transacties?
  • klopt het totaalbedrag?
  • hoort elke betaling bij deze betaalronde?
  • is de uitvoerdatum bewust gekozen?
  • staat de juiste opdrachtgeverrekening in het bestand?

Gebruik eventueel de SEPA XML viewer om de transacties leesbaar te bekijken en de SEPA XML validator om technische fouten te controleren.

Let op bij dubbele betalingen

Samenvoegen lost geen inhoudelijke dubbelingen op. Als dezelfde betaling in twee bronbestanden staat, kan die ook twee keer in het samengevoegde bestand terechtkomen.

Controleer daarom extra goed op:

  • dezelfde naam en hetzelfde IBAN
  • hetzelfde bedrag
  • dezelfde omschrijving
  • dezelfde factuur of declaratie

Bij twijfel is het veiliger om je bronlijsten eerst op te schonen en daarna opnieuw SEPA XML te maken.

Voeg SEPA XML bestanden samen zonder account of upload naar onze server.