SEPA bestand handmatig maken zonder XML te schrijven
Soms heb je geen nette Excel, PDF of TXT betaallijst. Misschien staan de betalingen in losse facturen, een e-mail, een bestuurslijst of een klein overzicht dat niet goed te uploaden is.
Dan kun je beter een SEPA bestand handmatig maken dan rechtstreeks XML aanpassen.
Met de handmatige SEPA maker vul je opdrachtgever, ontvangers, IBANs en bedragen zelf in. betaalSEPA maakt daar een pain.001 bestand van dat je bij je bank kunt importeren.
Wanneer gebruik je handmatig maken?
Handmatig invoeren past goed bij kleine of terugkerende betaalrondes, bijvoorbeeld:
- een paar leveranciersfacturen
- declaraties van medewerkers of vrijwilligers
- een kleine salarisronde
- losse terugbetalingen
- een betaalronde die uit meerdere bronnen komt
Heb je al een bestand met alle betaalregels? Gebruik dan liever de converter. Die leest je lijst automatisch uit, zodat je minder hoeft over te typen.
Wat vul je in?
Voor de betaalronde vul je de opdrachtgevergegevens in:
- Opdrachtgever
- IBAN van de opdrachtgever
- Kenmerk
- uitvoerdatum
Daarna voeg je per betaling de betaalregel toe:
- naam ontvanger
- IBAN ontvanger
- bedrag
- omschrijving
De tool telt het totaalbedrag en het aantal transacties automatisch op. Lege regels worden niet meegenomen in het SEPA bestand.
SEPA bestand handmatig maken in 5 stappen
- Ga naar SEPA handmatig maken.
- Start met een lege betaalronde of kies een sjabloon.
- Vul de opdrachtgever en uitvoerdatum in.
- Voeg de betaalregels toe en controleer IBANs, bedragen en omschrijvingen.
- Download het pain.001 SEPA XML bestand en upload het bij je bank.
Je hoeft de XML niet te openen of zelf te bewerken. Dat is belangrijk, want banken controleren onder andere aantallen, totaalbedrag, datums en IBAN-opbouw.
Waarom niet zelf XML typen?
Een SEPA XML bestand is precies opgebouwd. Een kleine fout kan genoeg zijn voor een weigering door de bank:
- het totaalbedrag komt niet overeen met de losse transacties
- het aantal transacties klopt niet
- een datum staat in het verkeerde formaat
- een teken in een naam of omschrijving wordt niet geaccepteerd
- een lege regel staat toch in het bestand
Door de betalingen in een tabel te vullen en het XML bestand opnieuw te laten maken, voorkom je dit soort breekbare aanpassingen.
Controle voordat je uploadt
Controleer voor het importeren bij je bank altijd:
- klopt het totaalbedrag?
- klopt het aantal transacties?
- staat de juiste uitvoerdatum op de batch?
- zijn IBANs volledig en logisch?
- zijn dubbele betalingen verwijderd?
- past de omschrijving bij de betaalronde?
Twijfel je over een bestaand XML bestand? Gebruik dan de SEPA validator voordat je het bestand uploadt.