CtrlSum en NbOfTxs in SEPA XML controleren

Twee velden veroorzaken veel SEPA importfouten: CtrlSum en NbOfTxs.

CtrlSum is het totaalbedrag van de betaalregels. NbOfTxs is het aantal transacties. De bank vergelijkt deze waarden met de echte regels in het XML bestand. Zit daar verschil in, dan wordt de batch vaak geweigerd.

Wat betekent CtrlSum?

CtrlSum staat voor controlesom. Het is het totaal van alle bedragen in je SEPA betaalbestand.

Voorbeeld:

• transactie 1: EUR 125,50
• transactie 2: EUR 80,00
• transactie 3: EUR 19,95

Dan moet de controlesom 225.45 zijn. In SEPA XML gebruikt het bedrag een punt als decimaalteken, niet een komma.

Wat betekent NbOfTxs?

NbOfTxs betekent number of transactions. Dit is het aantal betaalregels in het bestand.

Als je bestand 18 betalingen bevat, moet NbOfTxs ook 18 zijn. Sommige bestanden hebben dit veld op meerdere niveaus:

• in de group header voor het hele bestand
• in een betaalbatch voor dat specifieke PmtInf blok

Beide moeten kloppen met de regels die eronder staan.

Waarom gaat dit mis?

Deze fout ontstaat meestal nadat een SEPA XML bestand handmatig is aangepast.

Veelvoorkomende oorzaken:

• er is een transactie verwijderd, maar NbOfTxs is niet aangepast
• er is een bedrag gewijzigd, maar CtrlSum is blijven staan
• er is een regel dubbel geexporteerd vanuit Excel
• lege of foutieve regels zijn wel meegeteld
• het bestand bevat meerdere batches met eigen totalen

Een kleine wijziging in een transactie kan dus bovenin het bestand ook gevolgen hebben.

Zo controleer je CtrlSum en NbOfTxs

Gebruik de SEPA XML validator en kies je XML bestand. De validator vergelijkt:

• het opgegeven aantal transacties met de gevonden betaalregels
• de opgegeven controlesom met de bedragen in de transacties
• batchtotalen met de regels binnen die batch
• het bestandstotaal met alle transacties samen

Als er verschil is, zie je waar het probleem zit: in de group header, in een batch of in de transactieregels.

Hoe los je een verschil op?

De veiligste oplossing is meestal: maak het bestand opnieuw vanuit je bronlijst.

Dat voorkomt dat je alleen de controlesom herstelt terwijl de echte oorzaak nog in de betaalregels zit. Denk aan een dubbele betaling, een leeg bedrag of een bedrag dat verkeerd is overgenomen.

Gebruik deze volgorde:

1. Controleer of je bronlijst klopt.
2. Verwijder dubbele of lege regels.
3. Maak opnieuw een SEPA XML bestand.
4. Valideer het nieuwe bestand.
5. Upload pas daarna bij je bank.

Heb je alleen een kleine correctie nodig, gebruik dan de SEPA XML editor. De editor maakt bij download opnieuw een consistent XML bestand.

Niet alleen het totaal controleren

Een kloppende controlesom betekent niet automatisch dat de batch inhoudelijk juist is. Twee fouten kunnen elkaar verbergen. Controleer daarom ook:

• namen en IBANs
• bedragen per regel
• omschrijvingen of betalingskenmerken
• mogelijke dubbele betalingen
• de uitvoerdatum

Vooral bij salarisbetalingen of grote leveranciersrondes wil je niet alleen een technisch geldig bestand, maar ook een herkenbare bankcontrole.

Controleer CtrlSum en NbOfTxs voordat je opnieuw uploadt.